Organizar y comunicar eventos es fundamental para que nuestra audiencia o clientes conozcan nuestro mensaje. Para ello, es necesario establecer una estrategia que vaya acorde a los objetivos que queremos conseguir.
En AREA somos expertos en la cobertura de eventos y siempre seguimos una hoja de ruta para asegurarnos que nuestro cliente consigue llegar a su público.
AREA y la comunicación de eventos
Ejemplo de ello, fue el pasado mes de abril cuando el equipo de AREA se desplazó hasta la Escuela de Ingeniería de Caminos de la Universitat Politècnica de València, con el fin de cubrir en directo la jornada ‘Metodología BIM aplicada a la contratación pública’. Aunque este evento transcurrió a lo largo de cuatro horas, su preparación y difusión, previa y posterior, fue mucho más extensa.
Para una correcta preparación del encuentro, AREA fijó en esta ocasión los objetivos en términos comunicativos que se querían alcanzar, de la mano de uno de los clientes más destacados de la agencia, el Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas (CITOP).
Dichos objetivos pivotaron en torno a tres ejes: expertos, medios de comunicación y redes sociales, fundamentales a la hora de crear las líneas maestras que rigieron el acto en cuanto a comunicación se refiere.
A continuación, os enseñamos cuál es el manual que seguimos en AREA para lograr una buena organización y comunicación de este evento y todos los que cubrimos.
Manual de AREA para la comunicación de eventos
Paso 1: Preparación
A la hora de organizar la difusión de un acontecimiento tan reseñable en el día a día de CITOP, desde AREA comenzamos con la redacción de una previa que recogiera todas las bondades del evento en cuestión. En este caso, destacaba la participación de responsables de proyectos tan importantes para la ciudad de València como el nuevo pabellón Roig Arena o el Túnel de la L10. Un hecho que nos encargamos de destacar ante los medios de comunicación y en posts publicados en las redes sociales del cliente. Asimismo, llamamos a las radios, televisiones y diarios de proximidad para asegurarnos la inclusión de la nota en su web, o de protagonistas en programas de alto impacto.
Paso 2: Cobertura el día del evento
La cobertura está marcada por los ponentes del evento, que centran la atención del equipo de AREA. Desde que llegan, nuestro compromiso es tener un trato cercano con ellos para que se sientan cómodos y nos encuentren disponibles de forma fácil ante cualquier duda. Por otro lado, la agencia despliega cámaras profesionales para captar en fotografía y vídeo todos los momentos más importantes de la jornada.
Asimismo, en el apartado de la difusión online, nuestros profesionales a cargo de las redes sociales del cliente, en este caso Twitter e Instagram, son los que realizan los posts de forma orgánica para que los seguidores de CITOP sepan sobre la última hora del acto. Este trabajo se realiza simultáneamente con la toma de las últimas notas de las declaraciones de los ponentes, que completan la nota de prensa. Una vez es revisada por el cliente se envía a los medios de comunicación.
Paso 3: Realización de entrevistas
Las entrevistas requieren una preparación propia dentro de las múltiples tareas que se llevan a cabo en un evento de gran magnitud como el que nos ocupó. Para prepararlas es fundamental encontrar un espacio iluminado, que sea lo más tranquilo posible y que tenga una buena acústica, ya que el audio es tan importante como las imágenes que recojamos.
Tampoco podemos dejar de lado aspectos como la ubicación del entrevistador y el entrevistado, para que éste nunca mire de forma directa a cámara. Además, antes de responder a ninguna pregunta el entrevistado debe decir su nombre y cargo, y las respuestas deben de ser escuetas e incluir la pregunta. Todo ello se lleva a cabo para facilitar posteriormente la edición del material grabado.
Paso 4: Difusión en medios de comunicación y redes sociales
Una vez finalizado el evento, el equipo de AREA se encarga de hacer llegar lo más pronto posible la nota de prensa final a los medios de comunicación con las declaraciones de los ponentes. En el mismo paquete también se incluye una carpeta de las fotos más reseñables y un compactado con los vídeos y las entrevistas realizadas a los protagonistas.
Conclusiones
Para AREA Comunicación Estratégica, los eventos que llevan a cabo nuestros clientes son uno de los servicios más importantes y destacados. Es por ello, que nuestro compromiso es mantener unos estándares de calidad muy elevados que garanticen la mayor y mejor difusión en redes sociales y medios de comunicación.