No todos los actos corporativos tienen una única fecha de celebración. En ocasiones, un mismo evento cuenta con varias jornadas en ciudades distintas y con un margen de tiempo muy limitado. En casos como este es indispensable calendarizar al máximo las necesidades audiovisuales para ofrecer la cobertura que cada momento merece. En esta publicación, desgranamos cómo hemos gestionado la comunicación corporativa de las Jornadas BIM 2025 del Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas (CITOP).
La metodología BIM (Building Information Modeling) consiste en un sistema de trabajo colaborativo basado en modelos digitales 3D que mejora la coordinación entre agentes, incrementa la eficiencia y favorece la sostenibilidad en los proyectos. Su uso en la contratación pública crece a gran velocidad en España, por lo que el CITOP ha puesto en marcha una formación online gratuita para preparar a los profesionales de la ingeniería y la arquitectura. Esta iniciativa está subvencionada por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible y, aparte de la modalidad online, ha organizado tres eventos para reforzar los itinerarios de la formación, y aquí es donde se ha centrado la labor de AREA Comunicación Estratégica.
Desde nuestra agencia de comunicación, el cliente nos encargó gestionar la promoción de los eventos, diseñar las creatividades y posts de las redes sociales, llevar a cabo el gabinete de prensa y ayudarles con el protocolo para cada una de las tres ciudades: Madrid, Santa Cruz de Tenerife y Valencia.
El primer paso consistió, como remarcamos al principio, en calendarizar todas las necesidades para los actos. De este modo, pusimos fecha y canales de comunicación para cada una de las acciones: diseño de creatividades, comunicación en redes sociales, envío de invitaciones a autoridades y entidades y gabinete de prensa con medios de comunicación, tanto comarcales como nacionales y especializados en ingeniería.
Para la identidad visual, optamos por una gama de colores que evocan la tecnología y el uso corporativo, como es el azul eléctrico y el marino. También usamos el amarillo, tan característico en otras creatividades del CITOP pero sobre todo en la página oficial del Ministerio.
Una vez diseñadas las creatividades, pusimos en marcha un calendario de publicación de contenido para redes sociales. De esta manera, no solo lanzamos los mensajes adaptados a cada medio, sino que también localizamos a los influencers de las redes y contactamos con ellos para maximizar nuestros impactos. Además, realizamos entrevistas a los decanos de cada ciudad para trasladar al público objetivo de primera mano las ventajas de asistir a las jornadas.
En cuanto al protocolo, cabe destacar dos partes troncales. La primera consiste en elaborar un listado de autoridades y entidades a las que invitar. Para ello, es necesario realizar un estudio que determine qué figuras están más vinculadas al cliente: empresas de ingeniería, organismos como el Ministerio de Transportes, la Dirección General de Carreteras, colegios profesionales, etc. Una vez localizados, redactamos los correos correspondientes para dirigirlos a las máximas autoridades.
La segunda parte del protocolo, que en este caso desarrollamos exclusivamente en Valencia, se trata de distribuir la sentada de los invitados en la propia sala. Esta es una parte indispensable del protocolo, puesto que pone en valor a cada persona dependiendo de la jerarquía que ocupe dentro del evento y el cliente en específico. Aunque ambos sean importantes, no tiene la misma relación con la jornada un decano de un colegio que el conseller del Área de Urbanismo y Vivienda.
Además, en cuanto a los días de las jornadas, retransmitimos su transcurso en directo a través de las redes sociales. Como no podía ser de otra manera, Eva Altaver se encargó de conducir los eventos, dar paso a los ponentes y resaltar la importancia de las Jornadas en el sector de la ingeniería y la arquitectura.
Por último, no debemos olvidar nuestra labor como gabinete de comunicación y la relación que establecemos con los medios de comunicación de cada región. Previamente a las citas, elaboramos notas de prensa con los datos de los requisitos BIM en la contratación pública de cada comunidad autónoma. De este modo, demostramos el valor de las jornadas con cifras reales y medimos el impacto que tiene la metodología en los profesionales y, en consiguiente, su necesidad de formarse con el CITOP.
Durante los eventos, tomamos declaraciones de los ponentes que posteriormente incluimos en las notas de prensa. Así pues, nuestra gestión como gabinete finaliza con los artículos donde se refleja el número de asistentes conseguido, las autoridades que han participado y la perspectiva de futuro para una profesión tan crucial como es la de la ingeniería y la arquitectura.
Estos son los ejes clave que nos han permitido llevar a cabo con éxito la gestión comunicacional de tres eventos en tan solo dos meses.
